W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych ora uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Pana/Pani danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.
Informujemy, że podmiotem przetwarzającym w Urzędzie Miejskim w Suchowoli Państwa dane osobowe, a więc Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest BURMISTRZ SUCHOWOLI z siedzibą w Suchowoli, Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola - nazywany dalej Administratorem.
W sprawach ochrony danych osobowych został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD) - Pan Mariusz Manaches, do którego można kontaktować się za pośrednictwem:
e-mail: iod@suchowola.pl
Pocztowo: Inspektor Ochrony Danych, Plac Kościuszki 5, 16-150 Suchowola,
Przez platformę ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa klienta/katalogspraw/profil-urzedu/201109,
Gdy mowa o danych osobowych należy przez to rozumieć dane mogące w sposób bezpośredni lub pośredni ale jednoznaczny, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań, określić konkretną osobę fizyczną. Danymi osobowymi nie są dane firm.
Czyje dane osobowe są przetwarzane
Administrator przetwarza dane osobowe osób zamieszkujących i zameldowanych na terenie gminy Suchowola, pracowników i kandydatów do pracy w urzędzie oraz osób zainteresowanych - składających pisma do urzędu i załatwiających sprawy w tutejszym urzędzie np. akty zgonu, akty zawarcia związku małżeńskiego, dostęp do informacji publicznej etc.
Źródło danych osobowych
W przypadku:
1. Realizacji celu publicznego na podstawie odrębnych przepisów lub dobra interesu osoby fizycznej – z Systemów Rejestrów Państwowych lub złożonych oświadczeń, pism, przedstawionych dokumentów.
2. Realizacji zawartej umowy, dane niezbędne do jej realizacji – ze złożonych oświadczeń, pism i przedstawionych dokumentów.
3. Dobrowolnej zgody – za podstawie składanych oświadczeń, pism, przedstawianych dokumentów.
Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Administrator przetwarza dane osobowe realizując obowiązki wynikające z Art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz na podstawie Art. 9 ust.1 lit. g ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz na podstawie przepisów prawa, między innymi:
- ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych;
- ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;
- ustawa z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej;
- ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami;
- ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego;
- ustawą z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;
- ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym;
- ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
- ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
- ustawa z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej;
- ustawa z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach;
- ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;
- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
- przepisami wykonawczymi do wymienionych ustaw.
oraz innych przepisów krajowych i wspólnotowych związanych z realizacją obowiązków samorządu terytorialnego.
Administrator realizuje również postanowienia umowne zawierane z osobami fizycznymi a dane osobowe przetwarzane są w ich zakresie wyłącznie do realizacji tych umów. np. umów na wywóz nieczystości.
Przetwarzane są również dane przekazywane dobrowolnie, w celu skontaktowania się z państwem w danej sprawie, udzielenia odpowiedzi lub w celach rekrutacji.
Rodzaj przetwarzanych danych
Administrator przetwarza następujące dane: imiona, nazwiska, adresy, nr PESEL, imiona rodziców, nr dokumentów, nr telefonów, nr NIP, nr REGON, nr ewidencyjny, nr działek, adresy e-mail, adresy IP, wysokości podatków, wysokości opłat, wysokości wypłat, stan cywilny, stosunek do służby wojskowej, o ilości i imionach dzieci, o spełnianiu obowiązku szkolnego, zatrudnienie, wykształcenie, zdjęcia, orzeczenia oraz decyzje administracyjne a także inne dane, wyłącznie niezbędne do realizacji poszczególnych zadań.
Prawa osoby której przetwarzane są dane
1. Prawo do całkowitego usunięcia danych, przysługuje jeśli:
a. Jeśli zauważycie Państwo że wasze dane są przetwarzane niezgodnie z prawem albo rodzaj przetwarzanych danych wykracza poza niezbędny zakres informacji;
b. Jeśli dane zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego;
c. Jeśli dane nie są już niezbędne;
d. Jeśli cofniecie państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale nie istnieje inna podstawa do ich przetwarzania;
2. Prawo do przenoszenia danych – można z niego skorzystać aby otrzymać od Administratora pełen zakres danych jaki Administrator zebrał na Państwa temat. Można
z niego skorzystać jeśli dane przetwarzane są w ramach dobrowolnie wyrażonej zgody lub wynikają z zawartej umowy.
3. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych wobec przekazania danych innemu administratorowi lub w celach marketingowych.
4. Prawo zmiany danych – możecie Państwo zmienić, zaktualizować swoje dane osobowe
w każdym momencie, np. jeśli zmieniliście nazwisko, miejsce zamieszkania albo numer telefonu.
Jeśli Państwo uważają że dane przetwarzane przez Administratora wykraczają ponad zakres wymagany do realizacji celu, czy skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy się zgłosić do Inspektora Ochrony Danych (kontakt powyżej).
Inspektor nie udziela szczegółowych odpowiedzi dotyczących Państwa danych osobowych przez telefon, zaś w przypadku zgłoszenia pisemnego skorzystania z Państwa praw lub obowiązku informacyjnego, pismo lub metoda kontaktu musi w sposób jednoznaczny określać, że to Państwo jesteście właścicielami tych danych osobowych.
Macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do odpowiedniego organu nadzorczego.
Czas przechowywania danych
Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów wyżej określonych, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
Udostępnianie danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym instytucjom reprezentujących interes publiczny na podstawie stosownych przepisów. Takimi instytucjami są między innymi: Policja, sądy, wojsko, biura komornicze, ZUS, KRUS, szkoły i inne.
W przypadku przekazywania Państwa danych do innych podmiotów nierealizujących celu publicznego np. drukarnia wykonująca druki opłat z Państwa danymi, będziecie Państwo o tym fakcie poinformowani i do takiego celu będzie wymagane wyrażenie zgody. Państwa dane mogą być przekazywane do innych krajów na podstawie stosownych przepisów i wyłącznie za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych na jego wniosek.
Zabezpieczenie danych osobowych
Państwa dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa, w tutejszym urzędzie wdrożono Politykę Ochrony Danych Osobowych oraz Regulamin Ochrony Danych Osobowych. Dokumenty te są analizowane i na bieżąco aktualizowane aby przeciwdziałać nowo pojawiającym się zagrożeniom. Systemy informatyczne zabezpieczone są powszechnie uznawanymi metodami, zastosowano również rozwiązania organizacyjne i przeszkolono pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.
Profilowanie i przetwarzanie automatyczne
Tutejszy Urząd nie przetwarza danych automatycznie ani nie profiluje użytkowników.
Podstawa prawna i skargi
Ochrona danych w urzędzie działa w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanym pod nazwą RODO lub GDPR.
Burmistrz Suchowoli
Michał Grzegorz Matyskiel
